專(zhuān)注微信公眾號(hào)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)開(kāi)發(fā),專(zhuān)業(yè)的微信營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái)!
超千人大型開(kāi)業(yè)慶典要注意些什么問(wèn)題，活動(dòng)執(zhí)行中如何協(xié)調(diào)各個(gè)組別。越是大型的活動(dòng)出現(xiàn)意外的情況就越多，怎么有效預(yù)防？想必這些都是在活動(dòng)策劃前組織活動(dòng)的負(fù)責(zé)人需要注意的問(wèn)題，下面做了一份超詳細(xì)的大型活動(dòng)策劃方案給大家作為參考。
一、活動(dòng)執(zhí)行組織架構(gòu)及各組職能
1、各組職能
總經(jīng)理：負(fù)責(zé)項(xiàng)目的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)好各部門(mén)間的工作。提出項(xiàng)目的策略，決定策略是否實(shí)施，監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的使用狀況，監(jiān)督各項(xiàng)工作的進(jìn)展。及時(shí)聽(tīng)取各部門(mén)的意見(jiàn)，努力解決各部門(mén)所遇到的問(wèn)題。邀請(qǐng)當(dāng)?shù)赜新曂墓賳T以及相關(guān)人員，出面處理與各媒體之間的關(guān)系。
客戶(hù)接待組：會(huì)前邀請(qǐng)客戶(hù)參加活動(dòng)，及時(shí)將活動(dòng)的相關(guān)信息傳達(dá)至各客戶(hù)。將客戶(hù)的意見(jiàn)與建議搜集，統(tǒng)一整理并上交至總經(jīng)理處，做好各客戶(hù)的解釋工作，將需要客戶(hù)配合的事項(xiàng)以及相關(guān)促銷(xiāo)政策準(zhǔn)確告知于各客戶(hù)。
媒體關(guān)系組：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)媒體的接待工作，不冷落記者，負(fù)責(zé)記者禮品的發(fā)放，最好后期跟蹤的工作，評(píng)估媒體的宣傳效果,維護(hù)與媒體的良好的長(zhǎng)期工作。
動(dòng)執(zhí)行組:協(xié)助策劃公司布展及相關(guān)工作的支持協(xié)助,做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)各項(xiàng)工作的進(jìn)展工作。
對(duì)外聯(lián)絡(luò)組：負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)卣?、商業(yè)精英、兄弟機(jī)構(gòu)以及專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì)組織、社會(huì)團(tuán)體的告知、邀請(qǐng)、接待以及后期維護(hù)工作。
保安組：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的巡視工作，引導(dǎo)車(chē)輛的通行，保管好顧客的物品以及交通工具，發(fā)生特別事故時(shí)，及時(shí)處置，冷靜操作。以免事態(tài)向不可控制方向發(fā)展。發(fā)生突發(fā)情況及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。
緊急預(yù)案組：負(fù)責(zé)緊急預(yù)案的制定與具體實(shí)施工作。將可能發(fā)生的各類(lèi)情況列出清單，上報(bào)總經(jīng)理處，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)的巡查力度，確保不發(fā)生任何隱患，在布展的過(guò)程中，應(yīng)協(xié)助整個(gè)布展的過(guò)程，確保工作流順利進(jìn)行。加強(qiáng)與110、120、119之間聯(lián)動(dòng)關(guān)系的建立，確?；顒?dòng)當(dāng)天能夠快速處置，緊急做出積極措施。
2、現(xiàn)場(chǎng)布展
①現(xiàn)場(chǎng)布展方案
②活動(dòng)流程方案開(kāi)業(yè)慶典活動(dòng)流程時(shí)間事項(xiàng)序工作內(nèi)容責(zé)任人
07：30— 08：00工作人員到位
檢查確認(rèn)電源及備用發(fā)電機(jī)情況，準(zhǔn)備好各媒介的接待工作。
檢查確認(rèn)會(huì)場(chǎng)布置及停車(chē)場(chǎng)，配合公安交警安全和交通指揮工作。
檢查確認(rèn)嘉賓接送車(chē)輛的到位情況，并按指定位置排放好。
檢查確認(rèn)簽到處、簽到用品。
檢查宣傳資料、禮品等，作好迎賓準(zhǔn)備。
舞臺(tái)區(qū)域電源線再檢查。
安排好現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)。
禮儀小姐、主要禮儀人員銜接。
08：00—08：30禮儀人員到位
與公安、交警銜接，再次明確現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)方案與要點(diǎn)，再次明確交通路線和各車(chē)輛停放位置和細(xì)節(jié)。
與政府協(xié)助人員一起再次明確迎賓準(zhǔn)備。
主持人與主負(fù)責(zé)人最后確認(rèn)流程有無(wú)增改。
銜接音控師，背景音樂(lè)播放。
舞獅隊(duì)現(xiàn)場(chǎng)就位。
禮儀小姐就位：停車(chē)場(chǎng)、簽到臺(tái)、臨時(shí)休息區(qū)、主席臺(tái)。
攝像師到場(chǎng)，選景，全程采寫(xiě)，直到儀式結(jié)束。
08：30—09：00暖場(chǎng)
舞獅隊(duì)在主會(huì)場(chǎng)暖場(chǎng)表演。
音控師播放背景音樂(lè)。
09：00—09：30迎賓
接待媒介記者,記者介紹會(huì)場(chǎng)安排情況，明確攝影、攝像及采訪區(qū)域。
負(fù)責(zé)安排設(shè)置警戒線和維持秩序。
負(fù)責(zé)媒介記者的簽到及標(biāo)識(shí)發(fā)放。
負(fù)責(zé)應(yīng)邀嘉賓的接待工作，嘉賓簽到、配戴胸花、發(fā)放資料等。
保安指揮區(qū)分貴賓、嘉賓及其它車(chē)輛到指定地點(diǎn)停放整齊。
禮儀小姐迎賓,接待領(lǐng)導(dǎo)至簽到臺(tái)簽到、佩帶胸花，引至主席臺(tái)就座。
確認(rèn)致辭、剪彩來(lái)賓到位情況，與主持人銜接。
09：30—09：38舞獅表演
迎賓隊(duì)伍引導(dǎo)嘉賓就位嘉賓區(qū)，舞獅隊(duì)表演。
09：38—09：40典禮開(kāi)始
主持人上臺(tái)宣布開(kāi)業(yè)典禮正式開(kāi)始。
09：40—09：45介紹重要來(lái)賓
介紹參加開(kāi)業(yè)慶典的領(lǐng)導(dǎo)名單，并請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)入座。
09：45—10：00領(lǐng)導(dǎo)致辭
10：00—10：05剪彩
開(kāi)業(yè)剪彩儀式，主持人宣布剪彩嘉賓為學(xué)院開(kāi)業(yè)剪彩并按下啟動(dòng)臺(tái)，鳴放禮炮,xx電商學(xué)院廣州分院正式開(kāi)業(yè)!
10：05—10：10點(diǎn)晴
領(lǐng)導(dǎo)為瑞獅點(diǎn)睛，瑞獅彩青。
10：10—10：28參觀學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)
瑞獅引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓至學(xué)院內(nèi)參觀，禮儀小姐工裝整齊排列于學(xué)院電梯兩邊恭迎（同時(shí)廣場(chǎng)大舞臺(tái)上進(jìn)行熱舞表演慶祝xx電商開(kāi)業(yè)禮成!）。
10：28—10：40宣布喜訊
宣布“參加電商講座,有機(jī)會(huì)與xx共進(jìn)午餐”的喜訊。
10：40—12：30新聞發(fā)布會(huì)及講座
新聞發(fā)布會(huì)及電商講座開(kāi)始,邀請(qǐng)來(lái)賓移步新聞發(fā)布會(huì)場(chǎng)xx學(xué)院在講座入口處給每一位參加電商講座的觀眾發(fā)放一份表格，表格內(nèi)容包括賣(mài)家信息填寫(xiě)表格/優(yōu)惠券/禮品領(lǐng)取券（付定金后送禮品）,參與者現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)表格放入抽獎(jiǎng)箱,還可有機(jī)會(huì)中大獎(jiǎng)
12：30—14：00中午休息
14：00—14：20宣布獲獎(jiǎng)名單
現(xiàn)場(chǎng)暖場(chǎng),宣布上午獲獎(jiǎng)名單。
14：20—14：40電商診斷
宣告下午活動(dòng)流程,電商診斷開(kāi)始。
14：40—16：00診斷及抽獎(jiǎng)
電商講座及電商開(kāi)診;抽幸運(yùn)大獎(jiǎng)（客戶(hù)憑付費(fèi)單參加抽獎(jiǎng)，不管價(jià)格多少均可參與活動(dòng)一次，幸運(yùn)客戶(hù)可以獲得驚喜大獎(jiǎng)）。
16：00—17：00大家都來(lái)猜猜
主持人念出客戶(hù)的名稱(chēng),讓大家猜這個(gè)賣(mài)家加入xx后業(yè)績(jī)提升百分之幾?其中猜得最接近將獲得禮品。
17：00—17：10講座結(jié)束
宣布明天進(jìn)行xx午餐拍賣(mài),拍得者可以與xx共進(jìn)午餐。
二、活動(dòng)排期
1、開(kāi)業(yè)前十八天，確定主要事項(xiàng):
①確定參加開(kāi)業(yè)典禮的人員名單。
②舞臺(tái)就位的貴賓名單（含致辭等領(lǐng)導(dǎo)名單）。
③審定儀式有關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
④宣傳資料準(zhǔn)備工作,媒體的確定。
⑤媒體宣傳計(jì)劃內(nèi)容的審定。、
2、開(kāi)業(yè)前十天，準(zhǔn)備請(qǐng)柬及有關(guān)工作落實(shí)：
①由主辦單位寫(xiě)請(qǐng)柬交領(lǐng)導(dǎo)辦蓋章。
②宣傳資料、展臺(tái)模型的印刷、制作等。
③禮品到位，員工培訓(xùn)。
④擬定主持人、領(lǐng)導(dǎo)講話稿審查。
3、開(kāi)業(yè)前一周，日程安排：
①分裝禮品和請(qǐng)柬并送達(dá)。
②檢查工作進(jìn)度，落實(shí)日程安排，領(lǐng)導(dǎo)講話稿落實(shí)。
③現(xiàn)場(chǎng)用水、電及保衛(wèi)工作落實(shí)。
④與交警隊(duì)公安部門(mén)聯(lián)系有關(guān)事宜。
⑤現(xiàn)場(chǎng)的平整。
⑥媒體上對(duì)開(kāi)業(yè)造勢(shì)及預(yù)熱活動(dòng)。
4、開(kāi)業(yè)前三天，現(xiàn)場(chǎng)布置：
①開(kāi)始進(jìn)場(chǎng)搭建舞臺(tái)等布置周邊環(huán)境。
②落實(shí)接待工作、現(xiàn)場(chǎng)茶水、領(lǐng)導(dǎo)休息處、停車(chē)場(chǎng)。
5、開(kāi)業(yè)前一天，會(huì)場(chǎng)布置結(jié)束：
①除臨時(shí)項(xiàng)目外，其余項(xiàng)目要求全部到位。
6、開(kāi)業(yè)當(dāng)天，開(kāi)業(yè)典禮實(shí)施。
三、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)功能區(qū)域分布
為讓本次開(kāi)業(yè)典禮達(dá)到科學(xué)分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活動(dòng)順利進(jìn)行及圓滿成功，在執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中我們將把整個(gè)會(huì)場(chǎng)分為幾個(gè)功能區(qū)域，具體內(nèi)容如下：
1、舞臺(tái)區(qū)：
①地點(diǎn)：園區(qū)廣場(chǎng)
②功能：開(kāi)業(yè)典禮主要進(jìn)行場(chǎng)地。
③配備：音響設(shè)備、舞臺(tái)效果設(shè)備、舞臺(tái)裝飾設(shè)備等。
2、貴賓、領(lǐng)導(dǎo)觀禮區(qū)：
①地點(diǎn)：舞臺(tái)正前方。
②功能：到場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓觀看區(qū)域。
③配備：禮儀小姐、安保人員。
3、員工及顧客觀禮區(qū)：
①地點(diǎn)：貴賓區(qū)后方。
②功能：?jiǎn)T工及顧客觀看區(qū)域;
③配備：禮儀柱，現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)人員。
4、現(xiàn)場(chǎng)總控臺(tái)：
①地點(diǎn)：舞臺(tái)一側(cè)。
②功能：監(jiān)控現(xiàn)場(chǎng)情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)工作、指揮活動(dòng)進(jìn)程。
③配備：桌椅、飲水、對(duì)講機(jī)及其他通訊設(shè)備。
5、禮儀隊(duì)伍表演及巡展區(qū)：
①地點(diǎn)：舞臺(tái)上及舞臺(tái)周邊。
②功能：所涉及禮儀表演人員表演區(qū)域。
③配備：工作人員。
6、現(xiàn)場(chǎng)接待/禮品發(fā)放區(qū)：
①地點(diǎn)：簽到處;
②功能：簽到、接待嘉賓，發(fā)放禮品。
③配備：簽到筆、胸花、禮儀小姐等。
7、來(lái)賓停車(chē)區(qū)：
①地點(diǎn)：停車(chē)場(chǎng)。
②功能：參與活動(dòng)的所有車(chē)輛的臨時(shí)停放點(diǎn)。
③配備：標(biāo)志牌、安保人員。
四、突發(fā)事件處理預(yù)案
1、電源故障：電源超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)導(dǎo)致停電預(yù)防辦法：專(zhuān)用電源1—2組活動(dòng)前后全天供應(yīng),專(zhuān)派電工負(fù)責(zé)專(zhuān)用電源全天保證。
備注：在現(xiàn)場(chǎng)布置之前將各區(qū)域總電源準(zhǔn)備好，策劃公司工程組提供電源量大小，xx學(xué)院工作人員提供協(xié)助,確保供電量及線路無(wú)誤。
2、下雨:預(yù)防辦法：搭建帳篷。
3、消防問(wèn)題：預(yù)防辦法：消防人員隨時(shí)檢查對(duì)消防點(diǎn)（如火源點(diǎn)、電源接頭等），并作標(biāo)記。;處理辦法：安排消防人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)火源點(diǎn)進(jìn)行調(diào)查，如發(fā)生火災(zāi)馬上在各通道緊急疏散人群。
備注：可安排119值勤點(diǎn)。
4、傷情問(wèn)題：如現(xiàn)場(chǎng)人員，包括工作人員及觀眾出現(xiàn)因各種情況出現(xiàn)的傷情。預(yù)防辦法：常用藥品的準(zhǔn)備，如創(chuàng)口貼、紅藥水等。
處理辦法：出現(xiàn)傷情對(duì)傷員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)救護(hù)，如嚴(yán)重者馬上將其送往急救中心搶救。
備注：可安排120救護(hù)點(diǎn)。
5、人流擁擠：預(yù)防辦法：在各個(gè)區(qū)域（停車(chē)區(qū)域、主席臺(tái)區(qū)域等）安排保安人員統(tǒng)一指揮，并事先設(shè)立多個(gè)疏散通道。
處理辦法：一旦出現(xiàn)擠場(chǎng)情況，各個(gè)區(qū)域的保安人員在該區(qū)域的多個(gè)疏散通道按序進(jìn)行秩序維護(hù)。
備注：在各個(gè)區(qū)域盡量多設(shè)置秩序維護(hù)線，同時(shí)保安人員充足。
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